辽宁师范大学合同管理办法（试行）

辽师大校发[2021]23号

第一章 总 则

第一条 为进一步加强和规范辽宁师范大学（以下简称学校）合同、协议等各类契约性文书（以下统称为合同）的签署和管理，维护学校合法权益，全面推进依法治校，促进学校持续、健康发展，根据《中华人民共和国民法典》第三编（以下简称《民法典》）和相关法律、法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指学校开展教学、科研及其他活动时，与自然人、法人和非法人组织等平等主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议，包括但不限于校（院）企合作、科研、培训、服务、捐赠、物资设备采购、基建、劳务等合同。

本办法适用于学校各学院（中心）、机关各职能部处及其他无独立法人资格的相关单位。学校所属的独立法人单位参照执行。

第三条 学校对外签署合同应当遵循“依法依规、平等互利、协商一致”的原则。要注重实效，充分立足于学校及本单位实际，对所涉项目、内容等进行充分、有效的前期论证。

第四条 本办法所称合同管理，包括：

（一）合同管理制度的制定；

（二）合同的起草、审批、授权与订立；

（三）合同的履行、补充、变更、解除及争议解决；

（四）合同的备案及相关信息、文件及材料的归集与存档；

（五）对上述合同管理事务及合同管理制度的实施进行监督检查与责任追究。

第五条 学校合同管理实行统一指导监督、分类归口管理、分级审批授权的工作机制。

第六条 未经审核或授权，任何部门和个人不得以学校名义或学校所属非法人单位、部门的名义对外订立合同。任何部门和个人不得超越审批、授权范围订立合同。

第七条 学校合同中涉及的国家秘密、商业秘密和工作秘密事项等，未经批准，任何人不得以任何形式泄露。

第二章 合同管理职责

第八条 学校遵循“防范风险和责任权利相统一”的原则将学校合同事务交由综合管理部门、归口管理部门和承办部门依各自权责进行管理和办理。

第九条 综合管理部门

学校设置法律事务办公室（以下简称法务办）作为学校合同事务的综合管理部门，其主要职责为：

（一）制订学校合同管理具体措施，指导和监督归口管理部

门、承办部门制定和完善合同管理细则；

（二）协助归口管理部门、承办部门起草、拟定其业务主管范围内各类合同范本；

（三）提供合同相关的法律咨询服务；

（四）对合同进行合法性审查，依法提出法律意见；

（五）对合同进行备案；

（六）按规定出具学校法定代表人授权委托书；

（七）处理合同争议、纠纷及法律诉讼；

（八）负责学校合同管理的监督、检查工作；

（九）学校交办的涉及合同管理的其他工作。

第十条 归口管理部门

归口管理部门是指《辽宁师范大学机构设置和干部职数调整方案》（辽师大党发〔2016〕14号）文件中的学校内设机构及相关职能部门，根据业务范围和工作职责，负责相应类型合同的归口管理工作。归口管理部门负责对其主管范围内的合同进行业务审核、备案、监督、检查等工作，主要职责包括：

（一）制订本部门归口管理合同的管理细则和工作流程；

（二）负责其主管范围内的合同业务审核、监督和检查；

（三）参与处理合同争议、纠纷及法律诉讼；

（四）起草、拟定业务主管范围内各类合同范本；

（五）负责向法务办进行合同备案；

（六）负责将直接承办的合同完整材料按要求提交学校档案馆存档；

（七）学校授权的其他工作。

第十一条 承办部门

承办部门是指《辽宁师范大学机构设置和干部职数调整方案》（辽师大党发〔2016〕14号）文件所设教辅机构、直属机构和教学（科研）机构等，是合同管理的具体责任单位； 根据工作需要，归口管理部门也可作为承办部门直接承办有关合同。承办部门主要职责包括：

（一）制订本部门合同管理细则和工作流程，建立合同档案；

（二）负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信调查；

（三）负责合同洽谈和文本起草；

（四）负责合同内容审核并提交归口管理部门进行业务审核；

（五）负责将合同完整材料按要求提交学校档案馆存档；

（六）负责合同的具体执行，跟踪掌握合同履行情况，及时与法务办沟通合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关文件、资料，并向归口管理部门汇报；

（七）参与处理合同争议、纠纷及法律诉讼；

（八）完成学校交办的其他工作。

第十二条 归口管理部门和承办部门应当制定并完善本部门业务管理权限范围内的合同管理细则，应对其主管业务范围内有关合同事务的下列事项作出规定：

（一）主管业务范围内的合同分类及承办人的具体职责；

（二）合同订立前的可行性分析与评审；

（三）合同相对方的主体资格、资质、资信、履行能力审查；

（四）合同起草及订立前的审核、报批备案流程；

（五）合同文件及相关资料的收集与保管；

（六）合同履行监控、记录、通知、催告与报告；

（七）参与处理合同争议、纠纷及法律诉讼；

（八）合同结案归档。

归口管理部门和承办部门制订的合同管理细则不得违反国家及所属地方政府的规定，不得违反本办法及学校相关管理制度。

第十三条 在合同管理具体工作中，如遇归口管理部门或承办部门单独承办合同的情况，则由该部门履行归口管理部门和承办部门的对应职责。

第十四条 合同承办人

合同承办人，是指承办部门具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的人员。

承办部门须在本部门指定一到两名合同承办人，负责具体承办合同有关事务。合同承办人原则上应为本部门、本单位在编在岗工作人员。

合同承办人在合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中发生工作变动的，承办部门应当及时确定新的合同承办人。原承办人与继任者之间应做好合同管理事务的交接。

合同承办人须依照法律、法规和学校规定，按照所在部门的统一部署和要求开展工作，参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的所有相关事务，对中间出现的任何与合同有关的问题，承办人须及时向本部门负责人进行报告。

第十五条 法务对接人

法务对接人，是指经法务办备案的负责与法务办进行日常法律事务对接的人员，承担对各单位合同承办人进行合同管理相关培训职责。

归口管理部门、承办部门须在本部门指定一名法律事务对接人员，法务对接人应为本部门、本单位在编在岗工作人员。

法务对接人发生工作变动的，各单位应当及时确定新的法务对接人并及时向法务办报备。

第三章 合同归口管理

第十六条 学校根据业务范围和工作职责，授权相关职能部门，负责相应类型合同的归口管理工作。归口管理部门主要管理范围包括：

（一）教务处负责管理本科层次的教学、办学相关合同。包括国内合作办学、本科生联合培养与交流、本科教学实习实践基地设立、承办上级考试工作、出版教材刊物以及课程建设、教育部产学合作协同育人项目等合同；

（二）研究生院（研究生工作部）负责管理研究生层次的教学、办学合同。包括国内合作办学、研究生招生、联合培养、研究生实习实践基地设立以及出版教材刊物、承办上级考试工作等合同；

（三）科研处负责管理科研项目合同。包括纵向及横向科研合作、设立实体性的研究机构等合同；

（四）国际交流处（港澳台事务办公室）负责管理境外合作交流框架协议、中外合作办学；与境外合作开展本科生、研究生联合培养交流、来华留学以及国际科研、培训合作等涉外事务合同；

（五）社会合作与服务处（校友总会办公室）负责管理学校与国家机关、政府部门、企事业单位、科研机构等签订的各类框架合作协议、科研成果（含专利）转移转化合同、捐赠协议等；

（六）本科招生与就业处负责管理本科招生、就业相关工作合同。包括本科生招生、就业创业、就业指导与培训、就业协作体系建设等相关合同；

（七）学生处（学生工作部、武装部）负责管理本部门组建的学生组织开展活动等合同；

（八）团委负责管理校学生会、研究生会、学生社团等开展学生活动、设立大学生社会实践基地等合同；

（九）资产管理处负责学校资产管理相关合同。包括资产处置、出租出借、设备维护等合同；

采购与招标管理办公室具体负责管理政府采购、招标采购和校内集中采购项目等合同；

（十）后勤服务产业集团（后勤管理处）负责管理后勤服务合同。包括物资与服务采购、承包与合作经营等合同；

（十一）计财处负责管理住房公积金、借贷、财产保险、银校合作等合同；

（十二）审计处负责管理与委托审计服务相关的合同；

（十三）基建处负责管理学校新建、扩建、改建、修缮等基建项目相关合同；

（十四）人事处负责管理学校事业编制（含校级人事代理）人员的事业单位聘用合同及养老保险、医疗保险等人事业务相关合同；

（十五）党政办公室（西山湖校区管理办公室）负责管理无形资产使用、委托法律服务等相关的合同；

（十六）继续教育学院负责管理学校脱产、函授、夜大（业余）等成人高等教育以及自学考试、职业中专、网络教育、业余辅导、非学历培训、技能培训以及受相关行业委托组织资格考试、培训等相关的合同。

第四章 合同分级管理

第十七条 为优化服务流程，精简办事程序，加强内部风险防控，学校对合同实施分级管理，分为重大合同和一般合同。

第十八条 下列合同属于重大合同：

（一）申请成立法人或其它社会组织的；

（二）对外设立产学研合作机构或重大项目的；

（三）开展对外合作办学重大项目的；

（四）合同涉及学校“三重一大”事项的；

（五）法律关系较为复杂或对学校利益有重大影响的合同；

（六）按照学校有关规章制度应当提交校长办公会、党委会审议的合同。

第十九条 一般合同是指除重大合同以外的合同。

第五章 合同的起草

第二十条 合同文本应由承办部门负责起草。对于学校已制定合同范本的应当优先适用学校合同范本；对于学校没有制定合同范本的应当争取起草合同文本的权利；对于法律法规规定采用标准或示范合同文本的，按照相关规定执行。

第二十一条 由对方起草的合同文本，承办部门应当仔细阅读合同内容，并结合本单位实际进行修改。合同的起草应当符合《民法典》等法律法规的相关规定，条款应当明确、具体，文字表达严谨、规范，具有可履行性。

第二十二条 由承办部门起草合同文本的内容应当包括当事人名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或报酬、结算方式、费用支付办法、履行方式、履行地点、履行期限、违约责任、签约时间、争议解决办法等条款内容。

第二十三条 起草的合同文本中必须明确双方履行期限，履行期限原则上不得超过五年（法律法规有明确规定的情形除外），合同中不得出现“合作期限为长期”等类似模糊表述。

第二十四条 未经学校批准，起草的合同文本中不得约定在学校或者以学校的名义在外设立任何实体性的机构，也不得承诺由学校承担经费、确定任何性质的人事编制等有损学校利益、声誉的条款或表述。

第六章 合同的审批

第二十五条 合同内容审核是指承办部门对合同具体条款中合同的标的、数量、履行期限、质量要求等内容以及合同相对人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限进行审核并落实合同的经费来源。

第二十六条 合同业务审核是指归口管理部门在业务主管范围内对承办部门提交的合同文本进行审核。

第二十七条 一般合同由承办部门征得分管校领导同意后报归口管理部门进行业务审核，归口管理部门审核通过报法务办，法务办按期限对合同进行合法性审查并出具法律修改意见，归口管理部门、承办部门根据法律修改意见对合同进行修改，由承办部门上传OA系统启动网上审批流程，报分管校领导审核定稿。

第二十八条 重大合同由法务办牵头，会同承办部门、归口管理部门、学校法律顾问团队以及合同业务涉及的相关部门对合同条款进行集体会商。承办部门按照会商意见起草合同文本，征得分管校领导同意后报归口管理部门进行业务审核，归口管理部门审核通过报法务办，法务办按期限对合同进行合法性审查并出具法律修改意见，归口管理部门、承办部门根据法律修改意见对合同进行修改，由承办部门上传 OA系统启动网上审批流程，报分管校领导审核定稿。

重大合同在履行完上述程序后，须由分管校领导或指定相关管理部门提交校长办公会、党委会进行审定。

第二十九条 法务办对各部门提交的重大合同的审查自受理之日起十五个工作日内完成合法性审查；对一般合同的审查自受理之日起七个工作日内完成合法性审查。

各部门送审材料不完备，法务办应在三个工作日内告知送审部门补交材料，审查时限自补齐材料之日起计算。

第三十条 合同涉及多个承办部门的，由合同主要承办部门协调各相关部门会签后再报归口管理部门审核。

第三十一条 凡未明确归口管理部门的合同，均应由承办部门直接提交法务办进行审核。

第三十二条 合同文本通过审核后，在实际签订前对合同条款有实质性变更的，应重新履行审核程序。

第三十三条 依据法律法规规定，或按照学校相关规定，应采用招投标、政府采购或网上竞价采购等特殊程序订立合同的，或依法必须在特定交易场所进行的，应当依照有关法律法规和学校规定办理后，履行合同订立的审核手续。

第七章 合同的订立

第三十四条 签订合同应遵守法律法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，维护学校的正当权益。国家和学校对合同签订有其他特别规定的，承办部门应严格执行相关规定。

第三十五条 未经校长办公会或党委会同意，任何部门或人员不得以学校名义或以学校资产对外以任何方式提供担保，不得以任何方式对外加入或承担其他主体依法或依合同应当承担的债务或责任。

第三十六条 合同订立前，承办部门和承办人应当对合作项目的必要性、可行性、合理性等进行充分论证，应当依法履行审查义务，了解对方当事人的真实情况。

需了解的对方当事人情况包括：

（一）签约当事人是否具有法人资格或民事行为能力；

（二）是否具有经营权；

（三）是否具备相应资质或者许可条件；

（四）是否有履约能力及其资信情况；

（五）其签约人是否为法定代表人，或法定代表人的委托人是否具有相应代理签约权限等，确保合同的订立主体合法有效；

（六）其他涉及合同签署、履行等方面的情况。

承办部门负责与对方进行充分协商、洽谈；项目中涉及校内其他单位职责的，应当书面征询相关单位的意见。

第三十七条 承办部门根据协议订立双方的共同商定，确定合同签署人。

（一）签署人明确为“法定代表人”的，应当由学校法人签署（或签章）；

（二）签署人无明确要求“法定代表人”签署的，可由学校法定代表人委托分管校领导或承办部门、归口管理部门主要负责人签署。

学校法定代表人的委托人签署合同应当持有法务办提供的《辽宁师范大学合同（协议）签署授权委托书》。（见附件4）

第三十八条 学校其他规章制度规定对外订立合同需要经法定代表人书面授权的，依照其规定。

第三十九条 待签合同由承办部门按《辽宁师范大学印章管理办法》规定加盖学校印章。除特殊情况使用学校行政公章外，一律加盖学校合同专用章。

第四十条 严格禁止倒签合同。倒签合同是指，在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。

严格禁止恶意拆分合同。恶意拆分合同是指，为规避国家法律法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第四十一条 合同涉及房屋、土地使用权等不动产，或机动车等特殊动产，或商标、专利、著作权等知识产权类的权属转移或许可使用的，应要求合同相对方提供相应的权属证明文件。

依据法律法规规定，合同相对方订立、履行合同应当取得有关权利人及其他相关主体或机构的授权、批准、许可或同意的，应当要求其出具该证明文件。

第四十二条 合同中应当约定仲裁条款或诉讼管辖条款。我方合同履行风险较大的，应约定仲裁条款。合同标的额较

小的，可以约定管辖条款。

合同约定仲裁条款的，应尽可能约定大连仲裁委员会仲裁。合同约定诉讼管辖的，应尽可能约定学校所在地法院管辖。

涉外合同应约定法律适用条款，并尽可能约定适用我国法律。

第四十三条 合同应当明确约定各方当事人的通信地址、联系人及联系电话、电子邮件，以便在合同履行、争议解决时可以进行有效的通知。

第四十四条 合同各方签署的姓名、名称（包括印章印文） 应与合同首部确定的合同当事人保持一致。

合同引言、合同签署页未写明合同订立时间的，签署合同时，应一并签署日期。

合同有多页的，应加盖骑缝章。

第四十五条 未依本办法及学校相关制度规定办理合同审批、订立手续的，印章管理部门不予办理签章。

第八章 合同的履行

第四十六条 合同生效后，与合同有关的部门、人员应全面履行合同，切实维护学校的合法权益和信誉。

第四十七条 合同的履行由承办部门负责组织实施，并承担相应的法律责任。承办部门应当加强对合同履行的管理，对合同履行过程中的各个环节及时跟进，发现问题及时处理。

涉及到学校其他二级单位职责的，由归口管理部门负责协调落实，相关单位应当积极配合做好合同的履行工作，按时履行涉及到本单位的合同条款及内容。

归口管理部门还须负责履行由其直接承办的合同，并承担相应的法律责任。

第四十八条 履行合同时应注意以下事项：

（一）合同款项的支付应当严格执行上级部门和学校经费管理的有关规定。

（二）对标的物的数量和质量的验收应当在合同中有明确约定，并严格执行。

（三）履约保证金的收取和退还、质量保证金的支付，应当严格按照合同条款和国家有关规定执行。

第四十九条 合同履行是否完毕以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，以货物交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留问题为准。

第五十条 承办部门应实时监控合同履行过程，对合同履行相关重要事实进行书面记录，并及时收集和保存相关文件、材料。

出现下列情形之一的，属于合同履行异常，应及时采取相关措施：

（一）合同签订的基础条件已经发生变化的；

（二）合同相对方要求变更合同主体或合同条款的；

（三）合同相对方对合同的成立及有效性提出明显质疑的；

（四）合同相对方拒绝履行合同，或要求解除合同的；

（五）合同相对方发生违约行为，或有合理的理由认为其将发生违约行为的；

（六）我方无法履行合同的；

（七）我方已经或将要发生违约行为的；

（八）对方对我方的合同履行提出异议或要求我方承担责任的；

（九）发生不可抗力明显影响合同履行的；

（十）合同履行发生其他争议的。

前款第一项中“基础条件”，是指合同立项依据、法律依据、政策基础或预算构成等足以影响正常合同履行与否的重要因素。

第五十一条 承办部门的承办人应在发现履行异常情况后及时通知承办部门负责人。承办人在向对方当事人发出或签收、确认改变合同权利义务的书面凭证之前，应事先与法务办联系，由法务办与法律顾问进行沟通，不得擅自向对方做出实质性答复或承诺。

第五十二条 合同生效后，如对方不履行主要义务或者履行不符合约定，承办人应及时与法务办沟通，并配合法务办采取后续相关措施，督促对方履约，并保留相关证据材料。

对外享有的债权，承办部门的承办人应定期催收，并保存相关的催告文件的备份文件、邮寄详情单等证据材料，保证不因时效及相关证据缺陷影响权利行使。

第九章 合同的补充、变更和解除

第五十三条 承办部门经与对方协商后需要补充、变更或解除合同的，应及时订立书面协议，全面约定相关事宜的处理。

第五十四条 合同签订后，确需补充、变更部分条款或签订具体项目实施合同的，可以拟定补充、变更合同。补充、变更合同的起草、审核、审批、订立、履行等均按照本办法执行。

第五十五条 承办部门决定单方解除合同、起诉或提起仲裁的，应与法务办进行沟通并出具处理意见，同时向归口管理部门汇报，并由归口管理部门提请分管校领导在其权限范围内自行处理或提交校长办公会、党委会审议；

承办部门及其承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函通知后，应与法务办进行沟通并出具处理意见，同时向归口管理部门汇报，并由归口管理部门提请分管校领导在其权限范围内自行处理或提交校长办公会、党委会审议。

第五十六条 合同纠纷的处置

（一）合同在履行过程中如发生纠纷，能协商一致的，应签订书面协议，经双方法定代表人或法定代表人委托人签字并加盖双方公章后生效执行；

（二）在一定期限内仍无法协商解决或认为有必要通过法律途径解决的合同纠纷，应在诉讼时效内，由承办部门上报归口管理部门，并由归口管理部门提请分管校领导在其权限范围内自行处理或提交校长办公会、党委会审议。

第十章 合同的备案及归档

第五十七条 合同的备案

归口管理部门应当按照法务办要求，在合同订立后及时进行备案，向法务办提交《辽宁师范大学合同备案管理登记单》履行登记备案手续。（见附件1）

凡未明确归口管理部门的合同，均应由承办部门履行上述登记备案手续。

合同的登记备案信息应当包括合同订立单位名称、合同名 称、签约方、备案时间、签署时间等可以体现合同主要信息的内容。

第五十八条 逾期或未办理合同登记备案手续，致使学校在各类信息统计、数据上报、评估等方面出现漏报、迟报情况，造成严重后果或不良影响的，相关责任由归口管理部门承担。

第五十九条 合同的归档

承办部门应当按照法务办的要求妥善保管合同相关文件资料并按相关归档要求和归档流程向学校档案馆归档。（见附件2）

由归口管理部门直接承办的合同，均应由归口管理部门履行上述归档手续。

合同归档相关文件资料包括但不限于：合同正本、审批（备案）流程单复印件、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等（见附件3）。

第十一章 监督检查与责任追究

第六十条 学校归口管理部门应按年度对业务主管范围内的合同管理及合同履行进展情况进行检查和监督，并按年度向法务办提交上一年度本部门合同管理年度检查报告。

年度检查报告的内容包括但不限于：上一年度本部门合同签订数量、本部门对合同的管理方式、各类合同的履行进展情况以及合同在签订和履行过程中产生问题的原因、解决方式和解决结果等。

法务办将根据年度检查报告或日常工作运行，不定期对各单位合同管理及合同履行进展情况进行抽查。

凡未明确归口管理部门的合同，由法务办直接负责其合同管理及履行情况的监督检查工作。

第六十一条 在签订、履行合同中，有下列情形之一，未给学校造成损失的，对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育；给学校造成经济损失的，学校将依照有关规定追究责任单位及责任人员的行政和经济责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关追究法律责任：

（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；

（二）超越学校授权权限签订合同的；

（三）应签订书面合同但未签订的；

（四）合同履行过程中未按照约定内容严格执行的；

（五）玩忽职守、疏忽大意，没有按本办法履行职责的；

（六）丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；

（七）恶意倒签合同、恶意拆分合同的；

（八）承办部门或归口管理部门未调查对方资信情况、未审查对方主体资格等关键信息的；

（九）在学校处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的；

（十）违反保密规定，对学校造成损害的；

（十一）其他违反法律法规和学校纪律的行为，在合同签订或履行中给学校造成损失的。

第六十二条 学校各二级单位和个人不得违反有关规章制度的规定或超越学校授权权限，擅自对外签署任何合同。因违反法律法规和学校纪律、玩忽职守、正式签署的合同文本与审批后的文本不一致、丢失或擅自销毁、隐匿合同或其附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料，在合同签订或履行中给学校造成经济损失等严重后果的，学校将根据情节轻重追究相关单位和人员的责任。

第十二章 附 则

第六十三条 纵向课题、横向课题、政府采购、招标采购、校内采购、国有资产出租出借、国有资产有偿使用等国家有关法律法规、上级业务主管部门已有相关规定或要求的合同，其拟定、审核和审批等流程按照有关规定执行，可不适用本办法。

第六十四条 本办法施行前已签订的合同继续有效，不在合作期内与合作方重复签订合同。

第六十五条 本办法由学校党政办公室负责解释。

第六十六条 本办法经2021年4月2日校长办公会审议通过，自发布之日起施行。